Datos: un activo para las empresas

Los datos pueden ser una herramienta para alcanzar objetivos, pueden ser un recurso a explotar, e incluso pueden ser una carga, pues introducen riesgos normativos. Sin embargo, las empresas más exitosas serán aquellas que traten los datos como un activo, como algo tan tangible e importante como las reservas de efectivo, el inventario y la propiedad intelectual.

Actualmente, algunas empresas están incluyendo los datos en sus cuentas de pérdidas y ganancias, y las empresas con gran volumen de datos están logrando valoraciones mucho más altas que las de sus homólogos que no se centran en ellos.

Muchas empresas piensan en los datos como algo periférico, no esencial para su negocio principal, pero lo cierto es que el modo en el que se utilizan los datos puede transformar la empresa y su valor.

Con la atención y la inversión adecuada, los datos pueden transformar la forma de satisfacer las necesidades de los clientes y el funcionamiento del negocio, así como aumentar el valor de la compañía y hacerla más atractiva para compradores o inversores.

“Muchas organizaciones están empezando a ver los datos como un activo”, dijo Robin Sutara, director de datos de Microsoft en Reino Unido. “Los están utilizando para transformar su negocio a la vez que responden a los problemas fruto del Brexit, la pandemia y las cadenas de suministros. Algunas incluso los incluyen en sus cuentas de pérdidas y ganancias debido al valor monetario que obtienen de ellos”.

“Los están utilizando para una amplia variedad de fines: cambiar la forma de relacionarse con sus clientes, capacitar a sus empleados o cambiar muchos de sus procesos internos, como las cadenas de suministros o la prestación de servicios. Las organizaciones están empezando a pensar en cómo crear y desarrollar nuevos productos y servicios aprovechando los datos como un activo. Además, están utilizando los datos para abordar los objetivos de sostenibilidad, a medida que estos empiezan a ser parte de la conversación del consejo de administración, y para definir la posición de la organización en relación con el impacto que tiene”.

Muchas empresas tomarán medidas para mejorar el uso de los datos y así poder estar orgullosas de su progreso. Sin embargo, el riesgo competitivo no viene de otras empresas consolidadas como ellas, sino de empresas que se han enfocado en los datos desde el principio, dijo Sutara.

“La competencia le dejará atrás porque ya tienen una cultura centrada en datos, especialmente las organizaciones más nuevas. En las últimas dos décadas se pueden ver ejemplos claros, como el caso de Uber frente a los taxis tradicionales, de cómo organizaciones que aprovechan el poder de sus datos actúan mucho más rápido que aquellas que no están tomando medidas”.

Cómo convertirse en una empresa de datos

Reconocer que una empresa no está haciendo suficiente con sus activos de datos ya es un paso importante, pero… ¿cómo convertirse en una empresa orientada en datos que aproveche todo ese valor?

Se debe empezar por los empleados y la cultura corporativa, dijo Sutara.

“No se trata solo de tecnología, hay que pensar en las personas y los procesos: asegurarse de que la organización se da cuenta del valor de los datos, pensar en la calidad de los datos que entran en el sistema, medir la inversión en calidad de los mismos y transformarlos en valor”, comentó.

“La cultura de los datos es la parte más difícil de la transformación de cualquier organización, pues esta hace que los empleados cambien la forma de trabajar y eso es difícil”, dijo.

La disciplina sobre qué datos recopilar y su importancia: no se pueden capitalizar los datos si se han incumplido las normativas a la hora de recopilarlos o almacenarlos. Y garantizar que los datos sean oportunos, relevantes y precisos tiene un imperativo comercial, así como uno normativo: obtendrá mejores resultados con mejores datos.

Para las empresas consolidadas, esto puede resultar abrumador, y la tentación de resistirse al cambio hasta que todo sea perfecto es común, dijo Sutara.

“El mejor consejo para las empresas es el siguiente: no van a resolver todos los problemas con una sola solución tecnológica o de datos. Así pues, hay que empezar poco a poco, identificando un caso de uso, un valor que se pueda ofrecer para el consumidor o un proceso que se pueda automatizar para los empleados. Todas las organizaciones quieren hablar sobre la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático, la automatización de procesos y demás, pero lo primero es aplicar los conceptos básicos para todos los datos que existen en la organización”.

“Me preocupa que las organizaciones digan “no podemos cambiar nada a nivel global porque no tenemos todos los datos en una sola plataforma o agregados en una única fuente”. Por lo tanto, mi consejo siempre es empezar poco a poco e identificar lo que se pueda llevar a cabo”.

Cómo almacenar y proteger los datos valiosos

Todo esto supone una inversión significativa. En algunos casos, esto supondrá la reconfiguración de toda la organización. Por lo tanto, es importante proteger esa inversión asegurándose de recopilar, almacenar y utilizar los datos de una forma que se protejan y se garantice que no van a ser explotados por la competencia.

Esto puede ser difícil porque los datos no se pueden “poseer” realmente, dijo el experto en propiedad intelectual Iain Connor de Pinsent Masons.

“Muy a menudo, los datos son solo un hecho: no se puede poseer y controlar un hecho. Lo importante es quién invierte en reunir todos los datos. Esto puede otorgar derechos a través de derechos de base de datos y de información confidencial, pero estos derechos dependen de un determinado comportamiento, dijo.

Los derechos sobre las bases de datos le dan derecho a explotar exclusivamente los datos en los casos en los que haya dedicado un esfuerzo significativo en recopilarlos y verificarlos, y en los casos en los que se continúe realizando ese esfuerzo para mantenerlos actualizados.

“Si no se mantiene, administra y actualiza una base de datos, se pierde la capacidad de explotarla comercialmente”, dijo Connor.

Los derechos de confidencialidad son otra protección disponible para los datos, pero la responsabilidad de mantener la confidencialidad de la información recae sobre uno mismo. Si otra persona los divulga u obtiene legalmente, normalmente no se puede impedir que esta los siga usando.

Es importante saber la forma en la que se ha desarrollado la base de datos. ¿Se creó internamente o mediante contratistas? ¿Dónde se desarrolló? No todos los países reconocen los derechos de base de datos. ¿Cuándo se creó? Si se queda sin datos, pierde la protección. ¿Cómo se recopilaron los datos? Esto puede afectar a lo que puede hacer con ellos.

Estos mecanismos de recopilación y almacenamiento de datos tienen un efecto directo e inmediato en su capacidad de explotar comercialmente los datos como activo.

El experto en tecnología y datos Nils Rauer también dijo que los problemas de propiedad de datos podrían ser una barrera para obtener el valor total de los mismos como activo.

“Hay muchas formas en las que los datos pueden vincularse de forma exclusiva a una persona o empresa. Los datos personales están vinculados a una persona. Los secretos comerciales están vinculados a una empresa. Los bancos están vinculados a los datos a través de leyes de secreto bancario. Pero todos estos ejemplos no son lo mismo que la propiedad de un elemento físico. Además, la asignación de propiedad de los datos puede superponerse, como en las bases de datos de clientes, que pueden contener datos que son datos personales y al mismo tiempo estar sujetos a derechos de base de datos. La base de datos también podría contener secretos comerciales”, declaró.

“Muchas personas dan por sentado que la propiedad de los activos digitales, como los datos, simplemente existe, pero eso no siempre es cierto. Esta es la razón, por ejemplo, por la que los NFT (tokens no fungibles) tienen que tener orientación sobre lo que el comprador puede y no puede hacer con ellos, escrita en el contrato integrado en el NFT”.

El impacto de los problemas de propiedad de los datos

El experto en tecnología Mark Marfé dijo que estos problemas tienen un impacto operativo. Si una empresa desea que un proveedor tercero utilice una herramienta de IA para optimizar su fábrica, tendrá que dar al proveedor acceso a muchos datos comerciales confidenciales y de propiedad exclusiva; sin datos de calidad, la herramienta de IA no producirá resultados útiles.

“Algunos de estos datos pueden ser de importancia fundamental y altamente confidenciales, como el diseño y los algoritmos de los procesos”, manifestó Marfé. “Como es obvio, el fabricante deseará limitar el acceso a los datos, tanto en términos de personas como de fines. Sin embargo, el proveedor querrá ser libre de trabajar en otros proyectos en el futuro, incluso para competidores del fabricante”.

“El reto para el fabricante es que los datos no son realmente de su propiedad, sino que existen derechos similares a los de propiedad que subsisten sobre ellos. El fabricante necesita construir y mantener la “propiedad” de los datos en su contrato con el proveedor”.

Esto significa una gestión detallada de cómo se utilizan los datos, si se combinan con datos de terceros, dónde se almacenan y se tratan y qué límites se imponen a su uso.

Marfé añadió que algunos conocimientos y perspectivas serán desarrollados por terceros y los proveedores solo estarán expuestos a sus datos. Esto no es algo que se pueda detener.

“Aunque es posible restringir el uso de información confidencial, no se puede evitar que el personal del proveedor utilice la habilidad y el conocimiento que adquirió durante el curso de un proyecto”, dijo.

“Esto hace que sea aún más importante que la información confidencial y los secretos comerciales se documenten e identifiquen como confidenciales”, añadió. “Los tribunales ingleses han sostenido que la "información confidencial" normalmente puede rastrearse hasta una fuente concreta, y no es algo que se haya diluido lo suficiente en la mente de la persona como para que sea imposible identificar la fuente precisa de su conocimiento en un área en particular”.

“Esto hace que sea aún más importante que la información confidencial y los secretos comerciales se documenten e identifiquen como confidenciales”, añadió.

Fideicomiso de datos

Si uno de los principales desafíos es cómo compartir y explotar los datos sin arriesgarse a perder el control, la solución suele ser establecer un fideicomiso de datos, dijo Andrew McMillan.

“Una definición común de fideicomiso de datos es que se trata de una estructura legal que proporciona una administración independiente de los datos para un propósito acordado, lo que significa que permite a las organizaciones compartir datos a través de un organismo responsable e independiente para fines limitados y específicos”, dijo. “Eso realmente supera las barreras entre organizaciones que no quieren compartir datos directamente entre sí”.

Esos tres elementos (ser una entidad jurídica, independiente y con un propósito definido y limitado) son cruciales, dijo McMilan.

“Históricamente, el intercambio de datos ha tenido lugar entre dos organizaciones, pero esto no es adaptable. Los fideicomisos de datos introducen flexibilidad, lo cual permite compartir datos a una escala nunca antes imaginable. Esto hace que los datos sean más valiosos como activo porque, una vez que se agregan con los de otros proveedores de datos, se puede analizar el conjunto de datos combinados y se pueden tomar decisiones y acciones basadas en el escenario global en lugar de teniendo en cuenta solo los propios datos de forma independiente”.

Los fideicomisos de datos permiten el acceso a los datos, o aspectos limitados de los mismos, en función de las reglas acordadas por el fideicomiso. Esto significa que se puede conceder acceso a cada usuario de datos de acuerdo con las reglas específicas del fideicomiso.

También significa que los datos no tienen que ser entregados a otra organización. El tratamiento puede ocurrir sin que los datos salgan del sistema del propietario de los datos.

“No es necesario que un administrador conserve los datos en una ubicación central”, comentó McMillan. “Se puede descentralizar para que ningún dato salga de los servidores del proveedor; se convierte en una especie de protocolo de acceso. Los usuarios pueden consultar los datos desde múltiples lugares y obtener respuestas a sus preguntas sin que los datos se muevan de un servidor a otro”.

Un fideicomiso de datos es solo una respuesta emergente a la pregunta de cómo las empresas pueden explotar mejor sus activos de datos. Los datos están transformando la economía y ahora son el principal activo de muchas empresas. Aquellos que no cambien la forma de ver los datos o no protejan los datos que poseen corren el riesgo de quedarse atrás.