Durchsuchungen durch Kartellbehörden: Die ersten Stunden sind entscheidend

Die nationalen Wettbewerbsbehörden in Europa und auch die Europäische Kommission haben die Kartellverfolgung nach einer Pause während der Pandemie wieder aufgenommen. In den letzten Monaten kam es bereits zu Durchsuchungen („Dawn Raids”) in der Zellstoff- und Verteidigungsbranche wegen angeblicher Beteiligung an wettbewerbswidrigen Absprachen und in der Tierarzneimittelbranche wegen des angeblichen Missbrauchs einer beherrschenden Stellung. In Deutschland wurden Unternehmen aus der Bekleidungsindustrie und jüngst auch mehrere Kabelhersteller durchsucht. Durch die 10. GWB-Novelle im Jahr 2021 hat das Bundeskartellamt weitere Ermittlungsbefugnisse bei Durchsuchungen als zuvor. Dies betrifft beispielsweise die Befragung der Mitarbeiter zu Unterlagen oder Passwörtern. 

Kommt es zu einer Durchsuchung durch die Behörden, ist es wichtig, dass sowohl die Geschäftsführung als auch die Mitarbeiter des Unternehmens richtig reagieren. Oft sind die ersten Stunden einer Durchsuchung entscheidend für den Ausgang des gesamten Kartellverfahrens und essenziell, um weitere Bußgelder für Fehler bei einer Durchsuchung zu vermeiden.

Zu den wichtigen Verhaltensregeln zählen unter anderem:

• die Beamten nicht an der Durchführung der Durchsuchung zu hindern,
• die Anweisungen der Beamten nicht zu missachten (beispielsweise bei der Versiegelung von Räumen, Email-Sperren) und
• keine Dokumente oder Dateien zu vernichten, zu verstecken oder zu verändern.

Es ist ratsam, sich bereits im Vorfeld Gedanken über den Ablauf zu machen und die Mitarbeiter, die in den ersten Stunden Kontakt zu den Ermittlern haben werden, einzuweisen. So ist es hilfreich, nicht nur wesentliche Punkte im Ablauf zu klären, sondern auch ein festes Team zusammenzustellen, das im Ernstfall schnell und geschult reagieren kann. 

Ankunft der Beamten: Den Ablauf kennen und meistern

Die Beamten treffen im Unternehmen ein und verlangen, bestimmte Personen oder die Geschäftsleitung zu sprechen. Der Mitarbeiter, der sie empfängt, sollte sich ruhig, höflich und kooperativ verhalten und umgehend ein Mitglied der Geschäftsleitung und – sofern vorhanden – den Leiter der Rechtsabteilung sowie den Compliance Officer dazu holen. Auch die externen Rechtsanwälte sollten umgehend verständigt und um Unterstützung vor Ort gebeten werden.  In der Zwischenzeit sollte ein Mitarbeiter den Durchsuchungsbeschluss scannen und die Kontaktdaten der leitenden Beamten notieren. Diese Informationen sollten den externen Anwälten mitgeteilt werden. Besonders wichtig ist die Information, welche Behörde die Durchsuchung durchführt, denn das Bundeskartellamt hat andere Befugnisse als die EU-Kommission. Den Beamten sollte ein Besprechungsraum ohne Zugang zu physischen Akten und der Unternehmens-IT zur Verfügung gestellt werden.

Die Geschäftsführung kann die Beamten bitten, mit dem Beginn der Durchsuchung zu warten, bis die externen Rechtsanwälte eintreffen. Die Beamten können dies aber ablehnen. In diesem Fall ist es ratsam, nicht weiter zu intervenieren, da dies als Behinderung der Durchsuchung aufgefasst werden könnte. Die Praxis der EU-Kommission und des Bundeskartellamtes weichen hier voneinander ab.

Internes Team zusammenstellen: Vorbereitung ist alles

Das durchsuchte Unternehmen sollte ein internes Team zusammenstellen, das die Ermittler bei der Durchsuchung begleiten kann. Idealerweise sollte dieses Szenario bereits in einem Compliance-Training durchgesprochen und eine „Dawn Raid Task Force“ für den Notfall bestimmt worden sein. Das Team sollte die Befugnisse der Beamten kennen, denn nur so kann es verhindern, dass diese überschritten werden. Auch sollte das Team auf die Fragen vorbereitet sein, die die Beamten üblicherweise stellen. Jedes Teammitglied sollte zudem die Mobilnummer aller anderen Teammitglieder parat haben.

Idealerweise besteht das Kern-Team aus folgenden Personen:

• Mitarbeitenden der IT-Abteilung mit sehr guten Kenntnissen der kompletten Unternehmens-IT
• Personen mit Führungsverantwortlichkeit und Entscheidungskompetenz, um den Informationsfluss zu koordinieren und Entscheidungen vor Ort treffen zu können
• Mitarbeitenden, die die Beamten während der Durchsuchung begleiten und beaufsichtigen

Während die Ermittler zum Schutz aller Beteiligter noch unter Beachtung eines Hygienekonzepts durchsuchen, wird das „Shadow Team” den Beamten nicht auf Schritt und Tritt folgen können. Eine gewisse Beobachtung der Situation dürfte und sollte aber möglich sein, um die Verteidigungsrechte wahren zu können.

Durchsuchungen im Homeoffice

Die Verschiebung der Arbeitsgewohnheiten hin zu hybriden Modellen, bei denen die Tätigkeit zwischen Büroräumen und Homeoffice variiert, wird den Ablauf von Durchsuchungen künftig beeinflussen.  Grundsätzlich haben die Wettbewerbsbehörden die Möglichkeit, auch Privaträume der Mitarbeiter zu durchsuchen. Es ist also ratsam, sich auch über diesen Fall Gedanken zu machen und die Mitarbeiter im Homeoffice mit einem Durchsuchungsleitfaden oder unserer Kurzübersicht auszustatten.